決まった型がないからこそ、会社の基盤を作っていける面白さ

社内のルールや制度を整備して会社の成長を支えるバックオフィスと、営業のサポートを通して営業業務の生産性を高める営業事務。各職種のスタッフが集まり、それぞれのやりがいや仕事のおもしろさについて語り合いました。

会社の変化とともに、自分もアップデートされていく

石田（営業事務）：営業事務の仕事は、営業資料や契約書の作成、お客様の電話対応、不動産ポータルサイトに掲載する写真や文章の作成など、営業のサポート業務が中心です。基本的に営業とコミュニケーションを取りながら業務を進めることが多いです。

足立（営業事務）：ずっとデスクに座っているだけという感じではないです。私も石田さんと同様に営業のサポート業務を行っています。他には市役所に行って物件の調査をすることもありますし、現地確認やキーボックスの設置に行くこともありますね。常に営業の手元にある業務に対してアンテナを立てるようにしています。

小川（総務）：私はAlbaLinkの一人目の総務として入社しました。最初の頃は社内の基本的なルール策定や経理業務などを担当しています。社内外の調整や社内のルール整備が必要になり、幅広く会社の体制づくりに必要なボールを拾っているような状況です。

谷原（総務）：総務の仕事は、備品の管理や社内イベントの企画、支店開設やオフィス移転の手続きなど多岐に渡ります。また、総務課のプロジェクトとして社内ブログも運営しています。新入社員や新規支店の紹介記事、取締役会の情報などを社員目線から発信することで、より会社に愛着を持ってもらいたいと思い始めた施策です。

足立（営業事務）：会社が上場を目指して社内整備を進めている最中なので、契約書作成などの手続きの方法や業務フローもすごいスピードで変化します。早い時には1週間ごとに変わることもあるので、最初はついていくのが大変でした。変化が早いという面では大変さもありますが、固定された業務を淡々とこなすのではなく、日々アップデートしていく感覚がありますね。それがやりがいにもつながっています。

石田（営業事務）：確かに変化のスピードは早いですね。営業事務が手続きに関する事柄を理解していないと、現場が混乱してしまうので、とにかく業務手順のマニュアルを読み込んで正しい知識を身につけるように意識しています。マニュアルを読んでもどうしても理解できないところは、社内のチャットツールで他の営業事務の方や総務のお二人に質問して、営業に説明できる状態まで落とし込むようにしています。AlbaLinkは、わからないことを気軽に聞きやすい雰囲気があるので、その点は助かりますね。

谷原（総務）：手続きやルールの変更があった際は、総務からチャットで全体に周知することが多いのですが、伝えるだけでは現場になかなか浸透しません。最近は支店も増えつつあるので、特に周知事項をいかに全体に浸透させるかについては、課題を感じています。そんな中でも、営業事務の方々がマニュアルを読み込んで営業の方に働きかけてくださるおかげで、日々の業務が滞りなく進んでいると感じます。

小川（総務）：最近は総務課と経営層の提案で、月に1度全社員が参加する会議を実施することになりました。重要事項やルールを口頭で全体に共有することで、各支店の全社員が共通認識を持ちやすくすることが狙いです。現場の負担を少しでも減らすために何ができるかは常日頃から考えて実践するようにしています。

「今をよりよくしていく姿勢」が根づく職場

小川（総務）：自分の意志を持って積極的に意見を出し合う文化があると思います。最近も、総務が管理している勤怠や給与管理関係で、営業事務の方が改善点を出してくださることがありました。職種の垣根を超えて意見を言える方が多いからこそ、みんなが発言しやすい環境が作られているのかもしれません。

足立（営業事務）：私は他社で事務を経験したことがありますが、その会社では固定化された業務をルール通りにこなすことが求められました。AlbaLinkでは、自由に提案できたり裁量を持って働ける環境だと感じています。

たとえば支店では営業と営業事務で週次ミーティングを行っているのですが、営業事務からも「業務フローのここを改善した方がもっとよくなるのでは？」という提案を当たり前にしますし、それがよい提案ならすぐに取り入れる文化がありますね。

石田（営業事務）：それこそ、先ほど谷原さんが話されていた社内ブログは総務課からの発案ですよね。いつも楽しく読んでいます。記事が更新されると「社内ブログ来たよ！」と、支店内で話題になることも多いですよね。記事にコメントも書けるので、全社的なコミュニケーションの場にもなっていると思います。

谷原（総務）：ありがとうございます。そう言っていただけて嬉しいです。社内ブログも自由に提案できる環境だからこそ生まれた施策かなと思います。会社が大きくなる中で、他部署や他支店の取り組みが把握しきれない場面も多くなっています。その課題に対して、社内の取り組みを一緒に共有できる場があればよいのでは、と総務課が半年ほど前に提案して、昨年11月頃から始まった施策です。

小川（総務）：他にも総務課では、社内アンケートをとって「バースデー休暇」を提案したり、各職種の業務内容をまとめた社内ポータルサイトの作成も進めています。「現状にはこのような課題があるから、このような施策を打ちたい」と論理立てて説明ができれば、様々なことにチャレンジさせてもらいやすい環境だと思います。

大切なのは変化を受け入れる前向きさ

石田（営業事務）：気遣いができる方が多いですね。こちらからの質問に快く答えてくださるだけでなく、改善できそうな点があれば積極的に声を掛けてくださる方が多いです。たとえばチャットに投稿した文章に対して、「こういった言い回しの方がより適切に伝わると思います」といったアドバイスを営業事務の方からいただくことも多く、とても助かっています。

足立（営業事務）：確かにそうですね。また、アドバイスだけでなくポジティブな声掛けも多いです。「販売資料すごく分かりやすくてよかった」など細かなところでも声を掛けてくれるので、それはモチベーションにもつながります。

小川（総務）：私は、前向きに変化に対応できる人が多いと感じています。ベンチャー企業という性質上、制度や業務フローに関して変化の多い会社ですが、多くの人がその変化を受け入れて「どうしたら上手くいくか」を柔軟に考えられていると思います。逆に言うと、現状維持を求める方や、決まったルールに沿って仕事を進めたい方だと、働きづらさを感じてしまうかもしれません。

谷原（総務）：私も小川さんと同意見です。ルールや手続きなど、整備されていないことが多い中で、細かな不備にばかり目が向き、不満を感じてしまうと前に進めません。バックオフィスでも営業事務でも、変化や足りないところを受け入れつつ、新しい方法や取り組みにも積極的にチャレンジしていく姿勢を、みなさん持ち合わせていると感じますね。

谷原（総務）：今は会社が上場直前のフェーズなので、上場企業にふさわしい社内体制を整えていきたいです。そのために、社内規定やルールの整備などはもちろん、職種ごとの業務内容をまとめたポータルサイトの整備も進めています。何か分からないことがあった時でも、ポータルサイトを見れば解決できる状態を目指したいと思います。

小川（総務）：総務の中では今、社内ブログをブラッシュアップして社外に発信していく動きもあります。たとえば社員の人となりがわかる記事を出すことで、求職者の方に興味を持ってもらえるかもしれない。どのような思想で物件売買をしているか発信できれば、お客様の信頼獲得にもつながるかもしれません。そういった様々な場面でプラスに働くブログにできたらと思っています。

石田（営業事務）：営業事務の役割は営業が業務に集中できる環境を整えることです。そのために、契約書の作成や販売の業務だけでなく、営業が行っているその他の業務も積極的に巻き取れるように、日々スキルを磨いていきたいと思います。

足立（営業事務）：個人的な理想としては、営業が支店にいない状態でも、自分が営業の代わりに業務を一通りできるレベルになりたいです。そうなることで、支店全体の業務効率も上がり、営業が対応できる案件も増やすことができると思います。「営業事務の業務はここまで」と決めつけるのではなく、自分ができる仕事を積極的に見つけて取り組みたいです。